CẢI TIẾN HTQLCL PTN VILAS 690 ĐÁP ỨNG YÊU CẦU TIÊU CHUẨN ISO/IEC 17025:2017
Hiện nay, khoa học công nghệ không ngừng phát triển, cùng với nền kinh tế Việt Nam luôn tăng trưởng mạnh mẽ, theo xu thế hội nhập kinh tế khu vực và thế giới dẫn đến quá trình trao đổi thương mại trong và ngoài nước trở nên nhộn nhịp với đa dạng các sản phẩm hàng hóa. Trong bối cảnh đó, ý thức được vai trò quan trọng của phòng thí nghiệm trong đánh giá chất lượng sản phẩm, phục vụ cho công tác sản xuất, kinh doanh thời hội nhập, các tổ chức, các bộ ngành đã thường xuyên tăng cường đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị máy móc và luôn duy trì áp dụng hệ thống quản lý chất lượng cho phòng thí nghiệm đảm bảo cung cấp kết quả thử nghiệm chính xác và tin cậy.
Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng đáp ứng được yêu cầu của tiêu chuẩn ISO/IEC 17025:2017 là mong muốn hiện nay của tất cả các phòng thí nghiệm ở Việt Nam và trên thế giới dù hoạt động trong bất kỳ lĩnh vực nào, đó chính là giải pháp nâng cao nâng suất, hiệu quả công việc cũng như chứng minh được năng lực của phòng thí nghiệm trong môi trường cạnh tranh như hiện nay. Nắm bắt được xu thế cũng như tình hình hiện nay, Trung tâm luôn cố gắng nỗ lực nâng cao vị thế cũng như uy tín của đơn vị, là nơi tin cậy cung cấp kết quả thử nghiệm chính xác nhằm đánh giá chất lượng sản phẩm của các cá nhân và tổ chức trong và ngoài tỉnh, phục vụ công tác quản lý của các cơ quan nhà nước theo đúng quy định của pháp luật. Để đạt được mục tiêu đó, ngoài việc đảm bảo nâng cao nguồn nhân lực, thiết bị máy móc hiện đại, một yêu cầu cấp thiết đặt ra đối với Trung tâm là cần phải cải tiến hệ thống quản lý đáp ứng yêu cầu của ISO/IEC 17025:2017, tối ưu hóa toàn bộ quá trình thực hiện thử nghiệm nâng cao năng suất cũng như hiệu quả công việc, giảm thiểu sai sót và đảm bảo giá trị sử dụng của kết quả thử nghiệm.
1. Cải tiến hệ thống quản lý chất lượng của Phòng kiểm nghiệm chất lượng - Trung tâm kiểm nghiệm và chứng nhận chất lượng - mã số Vilas 690
1.1. Vai trò và ý nghĩa của ISO 17025:2017
Công nhận ISO 17025:2017 đối với phòng thí nghiệm hiện nay không còn là vấn đề của mỗi quốc gia mà nó đã trở thành vấn đề mang tính khu vực và toàn cầu, nhất là trong giao lưu thương mại hiện nay với xu thế phát triển theo hướng toàn cầu hóa và khu vực hóa, cơ sở giao lưu thương mại hầu hết đều dựa vào chứng thư kết quả thử nghiệm. Tiêu chuẩn ISO/IEC 17025:2017 được coi là chuẩn quốc tế để chứng nhận năng lực của các phòng thí nghiệm và hiệu chuẩn. Tiêu chuẩn này được xây dựng nhằm thúc đẩy sự tin cậy trong hoạt động của các phòng thí nghiệm, bao gồm các yêu cầu đối với phòng thí nghiệm, giúp phòng thí nghiệm chứng tỏ mình hoạt động có năng lực và có khả năng cung cấp các kết quả có giá trị sử dụng. Việc sử dụng tiêu chuẩn ISO/IEC 17025:2017 sẽ tạo thuận lợi cho sự hợp tác giữa các phòng thí nghiệm và các cơ quan khác, hỗ trợ trao đổi thông tin, kinh nghiệm và hài hòa các tiêu chuẩn và thủ tục. Việc chấp nhận kết quả giữa các nước cũng sẽ thuận lợi trong việc thúc đẩy thương mại, phát triển nâng cao năng lực sản xuất, chất lượng sản phẩm và là công cụ trong việc bảo vệ khách hàng.
1.2 Một số giải pháp cải tiến hệ thống quản lý chất lượng của Phòng kiểm nghiệm chất lượng - Trung tâm kiểm nghiệm và chứng nhận chất lượng – mã số Vilas 690 đáp ứng yêu cầu ISO/IEC 17025:2017
1.2.1 Xây dựng chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng
Trước tiên, để hoàn thiện và cải tiến một hệ thống quản lý chất lượng, các phòng thí nghiệm cần phải xây dựng một chính sách chất lượng đúng đắn và mục tiêu chất lượng phù hợp. Chính sách chất lượng là định hướng chung của phòng thí nghiệm về chất lượng và cần phải nhất quán với chính sách chung của tổ chức, cung cấp cơ sở để đề ra mục tiêu chất lượng. Mục tiêu chất lượng là kết quả phải đạt được về chất lượng thông qua các kế hoạch thực hiện cụ thể và chi tiết. Để đạt được chính sách chất lượng thì cần phải xây dựng mục tiêu chất lượng phải tương ứng, phù hợp, không thiếu sót.
Các mục tiêu khi xây dựng phải thỏa mãn các yêu cầu: nội dung mục tiêu chất lượng phải cụ thể, có xác định thời gian hoàn thành rõ ràng, phải đo lường được và phù hợp với thực tế. Tương ứng với mỗi mục tiêu, cần phải lập kế hoạch thực hiện bao gồm các nội dung: nhiệm vụ cụ thể là gì, thời gian bao lâu, khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc, do ai thực hiện, thực hiện như thế nào, thời điểm báo cáo. Tiến độ thực hiện mục tiêu phải được theo dõi, xem xét hàng tháng, nhằm có giải pháp kịp thời khi tiến độ thực hiện không như mong muốn, kết quả thực hiện có chiều hướng không đạt, có những tác động bên ngoài có thể làm ảnh hưởng đến việc đạt mục tiêu. Khi thực hiện những giải pháp này, sẽ đảm bảo được mục tiêu chất lượng đề ra nhất quán với chính sách chất lượng, hạn chế thiếu sót.
Hiểu được tầm quan trọng của chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng, Trung tâm kiểm nghiệm và chứng nhận chất lượng luôn định kỳ xem xét đánh giá sự phù hợp của chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng thông qua cuộc họp xem xét của lãnh đạo hàng năm từ đó đưa ra những cải tiến về hệ thống quản lý chất lượng. Sự phù hợp được đánh giá dựa trên các yếu tố như:
Yêu cầu của khách hàng: Yêu cầu của khách hàng luôn có sự thay đổi, phụ thuộc vào sự phát triển kinh tế, khoa học công nghệ, nhu cầu sử dụng…Thõa mãn yêu cầu của khách hàng luôn là mục tiêu chất lượng hàng đầu của Trung tâm. Kết quả thử nghiệm chính xác, thời gian trả kết quả nhanh, phí phân tích phù hợp, giải quyết khiếu nại phàn nàn nhanh chóng luôn là những vấn đề cấp thiết mà khách hàng đặt ra. Từ những yêu cầu chính đáng từ khách hàng, Trung tâm sẽ đưa ra những mục tiêu chất lượng thích hợp từ đó xây dựng những kế hoạch làm việc cụ thể để nhằm hiện thực hóa các mục tiêu thõa mãn yêu cầu ngày càng cao của khách hàng.
Nguồn lực của tổ chức: Nguồn lực của Trung tâm luôn được chú trọng và xem xét đánh giá trước khi đưa ra mục tiêu chất lượng. Nguồn nhân sự, thiết bị, điều kiện tiện nghi môi trường…ở mỗi năm sẽ có những thay đổi nhất định, từ những thay đổi này Trung tâm phân tích sẽ đưa ra những mục tiêu chất lượng phù hợp sao cho Trung tâm phân tích sẽ đạt được những mục tiêu dự kiến đặt ra.
Chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng luôn được truyền đạt và thông hiểu đến toàn bộ cán bộ viên chức của toàn Trung tâm.
1.2.2 Xác định rủi ro và đưa ra biện pháp phòng ngừa rủi ro
Xác định rủi ro và đưa ra biện pháp phòng ngừa rủi ro là một trong những yêu cầu mới và bắt buộc phải được áp dụng tại các phòng thí nghiệm theo tiêu chuẩn ISO/IEC 17025:2017. Rủi ro đối với phòng thí nghiệm được hiểu là những ảnh hưởng tiêu cực có thể xảy ra đối với giá trị sử dụng của kết quả thử nghiệm.Từ những rủi ro được nhận định đưa ra những phương pháp xử lý phù hợp đó chính là quá trình cải tiến hệ thống quản lý. Việc xem xét các rủi ro và cơ hội liên quan đến các hoạt động thí nghiệm nhằm: đảm bảo rằng hệ thống quản lý đạt kết quả đã dự kiến; tăng cường cơ hội để đạt được các mục đích và mục tiêu của phòng thí nghiệm; ngăn ngừa hoặc làm giảm các tác động không mong muốn và những sai lỗi tiềm ẩn trong các hoạt động thí nghiệm. Phòng thí nghiệm phải hoạch định các hành động để giải quyết rủi ro và cơ hội; tích hợp và thực hiện các hành động vào hệ thống quản lý; đánh giá hiệu lực của những hành động này.
Theo hệ thống quản lý được áp dụng trước đây, Trung tâm chỉ mới dừng lại ở mức đề xuất các biện pháp phòng ngừa các hành động không phù hợp có thể xảy ra, hiện nay để đáp ứng và hoàn thiện hệ thống quản lý theo ISO/IEC 17025:2017, Trung tâm đã tiến hành cải tiến nhận diện rủi ro của toàn bộ quá trình thực hiện tại trung tâm bao gồm: Hoạt động nhận mẫu, hoạt động thử nghiệm, báo cáo kết quả, giải quyết khiếu nại. Quá trình này được thực hiện một cách hệ thống và được đánh giá nhận diện rủi ro theo tiến trình công việc từ đó tránh được các sai sót có thể xảy ra, điều này tạo cơ sở cho việc nâng cao hiệu lực của hệ thống quản lý.
1.2.3 Cải tiến quy trình đào tạo nhân sự
Nhân sự chính là nguồn lực quan trọng trong hệ thống quản lý chất lượng của một tổ chức nói chung hay phòng thí nghiệm nói riêng. Ngoài việc xác định ngay từ đầu năng lực của từng nhân sự đối với từng vị trí, các phòng thí nghiệm phải luôn đào tạo nội bộ hay đào tạo bên ngoài thường xuyên cho nhân sự nhằm nâng cao năng lực chuyên môn, nghiệp vụ, đạo đức nghề nghiệp của đội ngũ cán bộ viên chức để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của khách hàng cũng như cùng với sự phát triển không ngừng của khoa học công nghệ. Việc ứng dụng các thiết bị hiện đại, phương pháp phân tích mới vào trong phân tích thử nghiệm là tất yếu vì vậy đối với mỗi nhân sự phòng thí nghiệm phải luôn cập nhập đổi mới đều này dẫn đến cần phải cải tiến quy trình đào tạo phù hợp.
Xác định được tầm quan trọng của đào tạo trong quản lý nhân sự, Trung tâm luôn tiến hành tổ chức các cuộc đào tạo nội bộ và cử cán bộ viên chức tham gia các cuộc đào tạo bên ngoài. Tuy nhiên, để phát huy tối đa hiệu quả của quá trình đào tạo nhằm đạt được mục tiêu chung là nâng cao và phát triển nguồn nhân lực, Trung tâm đã tiến hành đề xuất cải tiến quy trình đào tạo nhân sự. Quy trình đào tạo được xây dựng một cách hoàn chỉnh hơn, xác định rõ ràng từng công đoạn, từ đó đưa ra định hướng cụ thể giúp cho quá trình đào tạo đạt kết quả tốt nhất.
1.2.4 Cải tiến hệ thống tài liệu
Một hệ thống quản lý chất lượng sẽ gắn liền với một hệ thống tài liệu quản lý, có thể bao gồm: chính sách, thủ tục, quy định kỹ thuật, hướng dẫn, bảng biểu hiệu chuẩn, nhật ký thử nghiệm, thông báo, bản ghi nhớ, bản vẻ, kế hoạch…Hệ thống tài liệu chính là phương tiện truyền thông truyền tải nội dung của hệ thống quản lý chất lượng đến người thực hiện, có thể tồn tại ở dạng bản cứng hoặc số hóa. Vì vậy giải pháp tăng cường khả năng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng vào hoạt động của Trung tâm phân tích chính là cải tiến hệ thống tài liệu.
Để đáp ứng được toàn bộ yêu cầu của ISO 17025:2017, các phòng thí nghiệm cần phải xây dựng các thủ tục tương ứng, đi kèm với thủ tục sẽ có các biểu mẫu và hướng dẫn…điều này có thể dẫn đến một hệ thống tài liệu cồng kềnh. Một trong những nguyên nhân gây ra sai sót, không phù hợp, không đạt chất lượng như mong muốn trong công việc đó là không thực hiện đúng quy trình với lý do cơ bản là quy trình dài dòng, khó hiểu, định dạng chưa phù hợp. Vì vậy, Trung tâm luôn chú trọng việc cải tiến hệ thống tài liệu, ngoài việc đáp ứng những yêu cầu đặt ra của tiêu chuẩn như : Tài liệu phải được phê duyệt về sự thỏa đáng bởi nhân sự có thẩm quyền trước khi được ban hành. Tài liệu được xem xét định kỳ, cập nhập khi cần thiết, các thay đổi và tình trạng soát xét hiện thời của các tài liệu được nhận biết. Các phiên bản có liên quan của các tài liệu hiện hành cần có sẵn tại các nơi sử dụng và khi cần, việc phân phối chúng được kiểm soát. Các tài liệu được nhận biết một các duy nhất; ngăn chặn việc sử dụng vô tình các tài liệu lỗi thời và áp dụng cách nhận biết thích hợp với tài liệu lỗi thời nếu chúng được giữ lại vì bất cứ mục đích nào. Trung tâm luôn hướng đến xây dựng một hệ thống tài liệu tinh gọn, logic, truyền tải được đầy đủ nội dung cần thực hiện, cô đọng, dễ nhớ.
1.2.5 Cải tiến quy trình đảm bảo giá trị sử dụng của kết quả thử nghiệm
Theo tiêu chuẩn ISO/IEC 17025 phiên bản cũ 2005, ở mục 5.9 có quy định về việc “Đảm bảo chất lượng kết quả thử nghiệm và hiệu chuẩn”, tiêu chuẩn này đã đưa ra các biện pháp kiểm tra để kiểm soát chất lượng kết quả thử nghiệm và việc kiểm tra này phải được lên kế hoạch và soát xét. Ở tiêu chuẩn ISO/IEC 17025 phiên bản mới 2017 đã sửa đổi mục 5.9 này thành mục 7.7 “Đảm bảo giá trị sử dụng của kết quả”, cũng tương tự phiên bản cũ, phiên bản mới cũng đưa ra các biện pháp kiểm soát theo dõi giá trị sử dụng của kết quả tuy nhiên các biện pháp kiểm soát này được quy định cụ thể, chi tiết và đa đạng hơn, chú trọng đến quá trình hoạch định, xem xét và phân tích xu hướng. Để đáp ứng với yêu cầu của tiêu chuẩn phiên bản mới cũng như tăng cường quá trình kiểm soát chất lượng, đảm bảo kết quả thử nghiệm có độ chính xác và tin cậy cao nhất, Trung tâm đã tiến hành cải tiến quy trình theo dõi giá trị sử dụng của kết quả thử nghiệm.
1.3 Những kết quả đạt được của Trung tâm kiểm nghiệm và chứng nhận chất lượng Nông lâm thủy sản Thanh Hóa-Vilas 690 kể từ khi áp dụng ISO 17025: 2017 và sau các hoạt động cải tiến.
Trung tâm kiểm nghiệm và chứng nhận chất lượng Nông lâm thủy sản Thanh Hóa, đã không ngừng nỗ lực để nghiên cứu xây dựng, chuyển đổi hệ thống quản lý chất lượng sao cho vừa đáp ứng được toàn bộ yêu cầu của tiêu chuẩn ISO/IEC 17025 phiên bản mới 2017 vừa đảm bảo nâng cao chất lượng, tăng cường tính nhất quán trong quá trình hoạt động cũng như chủ trương chính sách của đơn vị. Phòng kiểm nghiệm chất lượng của Trung tâm đã đạt được những kết quả nhất định trong quá trình áp dụng tiêu chuẩn phiên bản mới cũng như thực hiện các hoạt động cải tiến, tạo tiền đề cho sự phát triển góp phần ngày càng khẳng định thương hiệu, vị thế của Trung tâm, như sau:
Cơ cấu tổ chức của Trung tâm được ổn định và hoàn thiện. Trách nhiệm, quyền hạn và năng lực của từng vị trí công việc được xác định cụ thể rõ ràng từ đó lựa chọn được đúng người đúng việc, hiệu quả công việc được nâng cao. Mối liên hệ giữa hoạt động nghiên cứu khoa học, phân tích dịch vụ và các hoạt động khác được xác định rõ ràng theo một hệ thống quản lý chuẩn mực giúp Trung tâm hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả.
Hoạt động thử nghiệm được thực hiện theo các quy trình đã được kiểm duyệt và được kiểm soát từ khâu nhận mẫu đến khâu trả kết quả từ đó giảm thiểu được sai sót, tránh lãng phí thời gian, hóa chất và nhân lực. Đồng thời việc nhận diện, đánh giá các rủi ro có thể xảy ra trong các hoạt động tại Trung tâm và đưa ra những biện pháp xử lý phòng ngừa thích hợp góp phần không nhỏ vào việc tăng năng suất lao động, hiệu quả, hạn chế tối đa các khiếu nại phàn nàn từ khách hàng, đáp ứng được yêu cầu và phục vụ cho việc thương mại và hoạt động quản lý Nhà nước.
Hệ thống tài liệu, các thủ tục, quy trình được chuẩn hóa giúp quá trình trao đổi thông tin, phối hợp công việc trở nên nhịp nhàng, cởi mở và kịp thời, tạo cho cán bộ viên chức tại Trung tâm có một môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động giúp phát huy tính sáng tạo đổi mới trong công việc. Đồng sự linh hoạt, nhạy bén và trách nhiệm của lãnh đạo Trung tâm cùng với sự cố gắng, nỗ lực của tập thể cán bộ nhân viên đã giúp cho Trung tâm ngày càng phát triển.Tạo được sự đồng thuận nhất trí cao từ lãnh đạo đến nhân viên ở Trung tâm. Cùng với việc phát huy trách nhiệm trong công việc, mọi người đã mạnh dạn đưa ra các ý kiến, quan điểm phương thức làm việc giúp cho hoạt động nghiên cứu khoa học và dịch vụ phân tích của Trung tâm ngày càng hiệu quả thông qua việc cải tiến các điều kiện về kỹ thuật, hệ thống quản lý cho phù hợp.
Trong suốt quá trình duy trì áp dụng hệ thống quản lý năng lực phòng thử nghiệm và hiệu chuẩn theo tiêu chuẩn ISO/IEC 17025:2017, Trung tâm luôn nhận được sự tín nhiệm từ phía khách hàng và các cơ quan quản lý thông qua số lượng hợp đồng, yêu cầu đề nghị phân tích. Qua đó góp phần nâng cao vị thế và uy tín của Trung tâm trong hoạt động thử nghiệm.
Kết luận
Cải tiến chất lượng đóng một vai trò quan trọng trong hệ thống quản lý tại Trung tâm. Mỗi một sự thay đổi phù hợp sẽ mang lại hiệu suất cũng như hiệu quả cao trong công việc, đảm bảo được giá trị sử dụng của kết quả thử nghiệm, tăng chất lượng dịch vụ khách hàng. Từ đó nâng cao mức độ tin cậy và sự hài lòng của khách hàng đối với Trung tâm.
NGƯỜI VIẾT BÀI
Vũ Thị Bích